EFEKTYWNOŚĆ w domu a myślenie wizualne (8 sposobów)

Podziel się tym postem z innymi!
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on twitter

Jak popra­wić swo­ją efek­tyw­ność domo­wą i uspraw­nić swo­ją codzien­ność z wyko­rzy­sta­niem bar­dzo pro­stych zabie­gów z dzie­dzi­ny myśle­nia wizu­al­ne­go i komu­ni­ka­cji wizualnej?

Pro­szę bar­dzo. Poni­żej 8 spo­so­bów, któ­re sama stosuję!
 

1. Kategoryzowanie i oznaczanie pożywienia

Kto zaczął kie­dyś goto­wać maka­ron, a potem już w trak­cie goto­wa­nia grze­bał w śmiet­ni­ku w poszu­ki­wa­niu opa­ko­wa­nia, na któ­rym było napi­sa­ne ILE MINUT się go wła­ści­wie gotu­je – niech pierw­szy rzu­ci swo­im pen­ne al dente!

Żeby tego unik­nąć ja robię tak. Prze­kła­dam maka­ron do szkla­ne­go sło­ja i umiesz­czam tam kar­tecz­kę z tą klu­czo­wą infor­ma­cją o cza­sie goto­wa­nia. Cza­sem nakle­jam ją na słój, zale­ży jak bar­dzo mnie fan­ta­zja ponie­sie. Skom­pli­ko­wa­ne jak cho­le­ra, prawda?

Wkładka dosłoikowa przypominająca o producenckiej długości gotowania makaronu:

Dwa pudełka na przechowywanie nabiału (mam nietolerancję białka krowiego i jadam tylko kozi nabiał)

Moż­na też zapo­biec szu­ka­nia po lodów­ce w popło­chu „tej kon­kret­nej szy­necz­ki” albo „tego moje­go ulu­bio­ne­go sera kot­ku, wiesz gdzie on jest, poza tym, że w lodów­ce, ale wiesz, ten kozi, nie ten kro­wi, bo jak jem kro­wi to mi wywa­la beb­zun i pusz­czam strasz­ne bony?”

Otóż uma­wia­my się z domow­ni­ka­mi, że np. nabiał kozi lądu­je zawsze do pudeł­ka X, a kro­wi do pudeł­ka Y, a mię­so jesz­cze do inne­go pudła (tu nie­wi­docz­ne na zdję­ciu). Obry­so­wu­je­my pudeł­ka sto­sow­ny­mi ikon­ka­mi i sie­ma! Lak­to­nie­to­le­ran­cyj­ny pokro­wi bąk Was już nie zaata­ku­je, bo będzie­cie jeść nabiał z wła­ści­we­go kozie­go pudeł­ka. Najlepiej.

 

Przy oka­zji (jako żem wiel­ką fan­ką stand-upu) uwa­żam, że to dobra oka­zja do pohe­hesz­ko­wa­nia w tema­ty­ce nie­to­le­ran­cji oraz zatrzę­sie­nia rodza­jów mleka:

2. Komunikacja ze śmieciarzami

tym poście na blo­gu (pierw­sza publi­ka­cja 30 mar­ca 2020) opi­sa­łam co praw­da już 10 spo­so­bów na to, jak wyko­rzy­sty­wać myśle­nie wizu­al­ne w domu, ale ta lista nie koń­czy się na tych 10 punk­tach. Poni­żej znaj­dziesz kolej­ny patent spra­wia­ją­cy mi nie­zwy­kłą fraj­dę. Rzecz doty­czy śmieci.

A sko­ro o śmie­ciach mowa, to – cze­mu by nie, #Kto­Kre­atyw­ne­mu­Za­bro­ni, widzie­li­ście nasz film o śmie­ciach wła­śnie? Zro­bi­li­śmy go jako ExplainVisually.co dla Mia­sta Marki:

Otóż miesz­ka­my pod War­sza­wą (w tzw. powie­cie War­sza­wa Zachód) i naszą wieś obsłu­gu­je w depar­ta­men­cie śmie­ci fir­ma Byś. Nasi pano­wie z Bysia mają z jed­nej stro­ny iry­tu­ją­cy, ale z dru­giej stro­ny bar­dzo logicz­ny i zro­zu­mia­ły odruch dawa­nia Ci zawsze tyle wor­ków dane­go kolo­ru, ile od Cie­bie zabra­li. Jak wyda­łeś im w danym tygo­dniu 3 żół­te wor­ki (tzw. „sztucz­ne”), to dosta­niesz od nich na nowo 3 żół­te wor­ki. Dałeś 2 nie­bie­skie (papier), dosta­niesz 2 nie­bie­skie. Nie mniej, nie więcej. 

Rzecz w tym, że jakimś cudem te wor­ki nam się zaczę­ły nad­mier­nie kumu­lo­wać, mie­li­śmy ich wię­cej, niż kie­dy­kol­wiek byli­by­śmy w sta­nie je zużyć. Uzna­łam, że pora im mój prze­bie­gły i eko­lo­gicz­ny plan zako­mu­ni­ko­wać. I oto co zro­bi­łam. Każ­do­ra­zo­wo przy wywo­zie śmie­ci sta­wia­łam przez kil­ka mie­się­cy przy­go­to­wa­ną do tego celu pale­tę, na któ­rej się komu­ni­ko­wa­łam z Pana­mi z Bysia:

W gara­żu zaś mia­łam roz­pi­skę, na któ­rej zazna­cza­łam, ekhm, stan maga­zy­no­wy wor­ków. Stąd wła­śnie bra­łam te licz­by i co dwa tygo­dnie przy oka­zji wywo­zu śmie­ci aktu­ali­zo­wa­łam je na pale­to­wej rozpisce 🙂

Wie­czo­ra­mi fan­ta­zjo­wa­łam, że pano­wie w prze­rwie na lunch roz­ma­wia­ją ze sobą rozczuleni:

- Ale Ci spod ósem­ki to widzia­łeś dziś? Jesz­cze 12 wor­ków mają sztucznych.

- No mają. Nie­sa­mo­wi­te, nie?

- Lubię tam do nich jeździć.

- Tak, ja też. Ta ich pale­ta robi mi dzień.

3. (wizualna) Segregacja śmieci

Nie jeste­śmy typo­wym pol­skim domem. Mini-wer­sje koszy na śmie­ci (z każ­dej z pię­ciu kate­go­rii) są co praw­da w szu­fla­dzie pod zle­wem, ale duże kosze zasad­ni­cze sto­ją pod oknem w kuch­ni. Zawsze sto­ją uło­żo­ne w tej samej kolej­no­ści i są zresz­tą obry­so­wa­ne odpo­wied­ni­mi iko­na­mi. Dzię­ki temu wie­my co gdzie wyrzu­cać – wie­dzą to też przy­cho­dzą­cy do nas goście, nie trze­ba im tego w kół­ko tłu­ma­czyć (albo potem grze­bać w śmie­ciach segre­gu­jąc nie­po­praw­nie wyrzu­co­ne śmieci):

Co cie­ka­we: ana­lo­gicz­ne (ale mniej­sze) kosze sto­ją u mnie w domo­wej pra­cow­ni, ale jak możesz zwró­cić uwa­gę, w nie­co innej kolej­no­ści. Pierw­szy z lewej jest nie koszt na śmie­ci sztucz­ne (tak jak w kuch­ni), ale kosz na papier. Dlaczego?

Ano wyni­ka to tro­chę z kaize­now­skiej meto­do­lo­gii 5S (czym jest 5S tłu­ma­czy poniż­szy krót­ki fil­mik zna­le­zio­ny prze­ze mnie na YouTube):

Kosze (moż­na by powie­dzieć) są usta­wio­ne „waż­no­ścią” i czę­sto­tli­wo­ścią korzy­sta­nia z nich. Naj­bar­dziej po lewej są śmie­ci wyrzu­ca­ne naj­czę­ściej, a naj­bar­dziej po pra­wej są śmie­ci naj­mniej popu­lar­ne (są to oczy­wi­ście śmie­ci zmie­sza­ne). I tak naj­częst­szy­mi śmie­cia­mi w kuch­ni są śmie­ci sztucz­ne, a u mnie w pra­cow­ni jed­nak papierowe. 

Kie­dy sie­dzę przy biur­ku w pra­cow­ni i odchy­lam się do tyłu w pra­wo (by wyrzu­cić coś do kosza) – kosz na papier jest usta­wio­ny dla mnie „naj­bli­żej”. Wyma­ga ode mnie naj­mniej­sze­go odkrę­ce­nia się (a to ozna­cza mniej robo­ty dla moje­go fizjo­te­ra­peu­ty, Micha­ła Olka).

4. Karteczki przyklejone na komputer

Jak pisa­łam we wpi­sie o 15 apli­ka­cjach, narzę­dziach i stro­nach wspie­ra­ją­cych język wizu­al­ny, na co dzień do zarzą­dza­nia stru­mie­niem swo­ich zadań i pro­jek­tów korzy­stam z Asa­ny (trud­no mi sobie wyobra­zić życie bez niej!). Cza­sem zda­rza mi się jed­nak tak­że korzy­stać z bło­go­sła­wień­stwa powierzch­ni swo­je­go moni­to­ra i przy­kle­jam do nie­go coś, na cze­go widze­niu (nawet tzw. kątem oka) bar­dzo mi zależy. 

Podzie­li­łam te kart­ki na 3 kategorie:

5.1 STRASZAK (komunikat: «unikaj!»)

Jest to stra­szaj­ko-przy­po­mi­naj­ka znie­chę­ca­ją­ca mnie do pro­kra­sty­na­cji (źró­dło pocho­dze­nia tych stwor­ków jest tutaj na por­ta­lu WaitButWhy.com). Czy­li widzi­my tu przy­kład mate­ria­li­za­cji „moty­wa­cji OD”. Zwi­zu­ali­zo­wa­łam sobie to, cze­go chcę uni­kać (tu dla pry­mu­sów wię­cej o podzia­le moty­wa­cji na moty­wa­cję OD oraz moty­wa­cję DO):

5.2 MOTYWATOR (komunikat: «rób to!»)

Dru­ga kate­go­ria to kart­ka moty­wu­ją­ca i zachę­ca­ją­ca (moty­wa­cja DO). Na poniż­szym zdję­ciu widzi­cie na przy­kład kart­kę, któ­rą mia­łam na swo­im kom­pu­te­rze przez dobrych kil­ka mie­się­cy, a któ­ra poma­ga­ła mi wyro­bić nawyk zaj­mo­wa­nia się sze­ro­ko poję­ty­mi prio­ry­te­ta­mi tygo­dnio­wy­mi (wcze­śniej jakoś nie mia­łam w zwy­cza­ju ich wyzna­czać. Wyzna­cza­łam tyl­ko prio­ry­te­ty kwar­tal­ne, mie­sięcz­ne i dzien­ne… A tygo­dnio­wych nie. Nie­zły bez­sens, co? 😂):

5.3 ZADANIA DZIENNE /​ TYGODNIOWE 

Kolej­nym pomy­słem jest też np. przy­kle­je­nie kar­te­czek z naj­waż­niej­szy­mi dane­go dnia (czy tygo­dnia) zada­nia­mi czy prio­ry­te­ta­mi - żeby nie tra­cić ich z men­tal­ne­go pola widze­nia (są szcze­gól­nie mile widzia­ne, kie­dy nagle zła­piesz się na tym, że sie­dzisz na YouTu­bie oglą­da­jąc fil­mi­ki z kota­mi, gdy tak napraw­dę powi­nie­neś /​ powin­naś robić jed­no z tych zapi­sa­nych na kar­tecz­ce zadań). Poni­żej przy­kład zdję­cia, na któ­rym – na dole – widać takie dwie kar­tecz­ki z zada­nia­mi, o któ­rych chcia­łam sobie przypominać: 

Wiem, że są ludzie, któ­rzy sto­su­ją tego typu wokół-moni­to­ro­we zarzą­dza­nie zada­nia­mi. Nie jest to do koń­ca moje wyj­ścio­we roz­wią­za­nie (bo jestem fan­ką Asa­ny i bul­let jour­na­la plus nie star­czy­ło­by mi powierzch­ni ekra­nu na wszyst­kie zada­nia), ale jeśli Tobie to pasu­je i chcesz to wznieść nawet na jesz­cze wyż­szy poziom, to wiedz, że są nawet pro­duk­ty wspie­ra­ją­ce tę ideę. Na przy­kład coś takie­go zna­la­złam na Alle­gro. Jak­by Ci wła­sne­go ekra­nu było mało 🤪

6. Excel z rozpiską zadań

Był też w moim życiu czas (a kon­kret­nie lipiec 2020 – sty­czeń 2021), kie­dy pra­co­wa­łam nie­co mniej na Asa­nie, ale testo­wa­łam alter­na­tyw­ne roz­wią­za­nie w Exce­lu (a tak, myly­pań­swo, Excel to narzę­dzie eks­tre­mal­nie wizu­al­ne!). Stwo­rzy­łam sobie spe­cjal­ny arkusz kal­ku­la­cyj­ny, w któ­rym mia­łam miej­sce na mak­sy­mal­nie 10 naj­waż­niej­szych zadań (po 10 na każ­dy dzień) i każ­de­go dnia odfaj­ko­wy­wa­łam sobie ile spo­śród nich zro­bi­łam (u nas w fir­mie, czy­li  w ExplainVisually.co posłu­gu­je­my się też skró­tem MIT, czy­li most impor­tant task. Dzię­ki temu może­my mówić, że np. „natrza­ska­łam dziś 7 mitów!”). Wyglą­da­ło to mniej wię­cej tak:

W exce­lu jest też miej­sce na śle­dze­nie swo­jej efek­tyw­no­ści w roz­kła­dzie mie­sięcz­nym. Poni­żej przy­kład, jak to może wyglą­dać (for­ma­to­wa­nie warun­ko­we powo­du­je, że masz oczy­wi­ście cza­der­skie kolo­ry poka­zu­ją­ce Ci jak bar­dzo jesteś pro­duk­tyw­ny i zie­lo­ny, albo jak bar­dzo lecisz w kul­ki na czerwono): 

Gdy­by był tu jakiś psy­cho­pa­ta, któ­ry chce prze­te­sto­wać dzia­ła­nie tego Exce­la na wła­snej skó­rze (a wiem, że przy­naj­mniej jeden jest), to może­cie sobie pobrać tego exce­la stąd. Jest tam też oczy­wi­ście poglą­do­wa instruk­cję, jak z tego pli­ku korzy­stać (minia­tu­ra tak­że poniżej):

Nato­miast gorą­ca proś­ba: nie zasy­puj­cie mnie teraz pyta­nia z cyklu: „a pose Pani, nie dzia­ła mi ta for­mu­ła tutaj!”, albo „a pose Pani a jak zro­bić to i tam­to w Exce­lu?”. Ja nie jestem Panią od Exce­la (ja jestem Ryśli­ciel­ką®). Ale na przy­kład nasz jeden Klient w isto­cie  j e s t  Panem od Exce­la! Poni­żej film, jaki dla nie­go zro­bi­li­śmy (a tu możesz prze­czy­tać nawet całe case stu­dy na temat naszej współ­pra­cy z fir­mą SkuteczneRaporty.pl):

7. Wizualny harmonogram (wykres Gantta) 

Wykre­sów Gant­ta chy­ba nie trze­ba niko­mu przed­sta­wiać (a jeśli trze­ba, to moż­na sobie to wygo­oglać albo prze­czy­tać mój post o Małym Księ­ciu, gdzie znaj­du­je się kil­ka przy­kła­dów dobrych wykre­sów Gantta).

Kie­dy w okre­sie od maja 2020 do lute­go 2021 pra­co­wa­łam nad bar­dzo skom­pli­ko­wa­nym i zło­żo­nym pro­jek­tem (zwa­nym potocz­nie MOCAT), musia­łam sobie poma­gać pre­sją cza­su, usta­lo­ny­mi deadli­ne­’a­mi i wciąż przy­po­mi­nać, że ilość robo­ty jest napraw­dę nie­skoń­czo­na. Mia­łam oczy­wi­ście zro­bio­ny bar­dzo szcze­gó­ło­wy har­mo­no­gram w pli­ku, ale co z tego…? Sko­ro żeby wie­dzieć do kie­dy jest zada­nie X trze­ba… WEJŚC DO PLIKU! A nie mia­łam go prze­cież otwar­te­go non-stop…

Może jesz­cze kil­ka słów w ramach eks­pre­so­we­go case study:

Harmonogram w Excelu na wykresie Gantta czy po prostu w Wordzie?

Ano spójrz. Porów­naj te dwa pli­ki. Tak wyglą­da wzór, któ­ry mia­łam wypeł­nić (jako rebe­liant nie wypeł­ni­łam). W żół­tej kolum­nie są zazna­czo­ne deadli­ne­’y (do kie­dy mia­ła­by być zro­bio­na dana rzecz):

Tak z kolei wyglą­dał har­mo­no­gram, któ­ry zro­bi­łam (zaraz po tym jak ock­nę­łam się po omdle­niu widząc ten nie­in­tu­icyj­ny har­mo­no­gram w wor­dzie). Kie­ro­wa­łam się naj­waż­niej­szą w har­mo­no­gra­mach inten­cją – czy­li przej­rzy­stość i jasność co do tego CO jest do zro­bie­nia, W JAKIEJ KOLEJNOŚCI to robić i DO KIEDY mam to zro­bić

Wykre­sy Gant­ta nada­ją się do tego ide­al­nie, nie wyobra­ża­łam sobie tego zro­bić ina­czej, jak wła­śnie w Gan­cie. Każ­de zada­nie (wier­sze) ozna­czy­łam innym kolo­rem, a w kolum­nach widzia­łam dni, w jakie będę się zaj­mo­wa­ła danym zadaniem:

Zwy­kły Word (ten któ­ry dosta­łam od Klien­ta) nie poka­zy­wał wizu­al­nie CZASU i całe­go pro­ce­su z lotu pta­ka (czy też – z lotu drona).

(no dobra, koniec case study).

Ale plik z har­mo­no­gra­mem w Exce­lu to jed­no. Wspo­mnia­łam, prze­cież o pro­ble­mie, jakim jest to, że widzę plik tyl­ko wte­dy, kie­dy mam go otwar­te­go na kom­pu­te­rze… Jak już go mia­łam, to wydru­ko­wa­łam sobie ten tęczo­wy har­mo­no­gram i przy­pię­łam do pod­staw­ki, na któ­rej stoi mój iMac, żeby mieć te daty i cały pro­ces cały czas na łatwym wido­ku:

Co wię­cej był tam tak­że przy­mo­co­wa­ny spi­nacz biur­ko­wy, któ­ry prze­su­wa­łam codzien­nie, żeby zazna­czać sobie spi­na­czem tak zwa­ne DZISIAJ (niczym w trzy­mie­sięcz­nych kalen­da­rzach ścien­nych z okien­kiem), a dzię­ki temu wie­dzieć, jak bar­dzo, ekhm, jestem w dupie:

8. Bullet journal (bujo) a efektywność

Od stycz­nia 2021 testu­ję kolej­ną meto­dę, do któ­rej przy­mie­rza­łam się od daw­na. Nadal bazą pod­sta­wo­wą jest dla mnie Asa­na, ale korzy­stam tak­że z meto­dy bul­let jour­nal, żeby wes­przeć moje sku­pie­nia na prio­ry­te­tach. Poni­żej kil­ka przy­kła­dów, jak w spo­sób wizu­al­ny moż­na wspie­rać swo­ją efek­tyw­ność oso­bi­stą (po wię­cej a meto­dzie bul­let jour­nal zapra­szam oczy­wi­ście do mistrzy­ni z tego zakre­su, czy­li Kasi dzia­ła­ją­cej daw­niej na Worqshop.pl a teraz u PaniSwojegoCzasu.pl.

Pierw­sze co widzisz to tzw. habit trac­ker, czy­li mie­sięcz­na roz­pi­ska pozwa­la­ją­ca mi śle­dzić codzien­ne nawy­ki czy taski, któ­rych czę­sto­tli­wość i wystę­po­wa­nie chcę widzieć z lotu ptaka: 

Z kolei to, co widzisz tu to przy­kła­do­wa roz­kła­dów­ka z zada­nia­mi pla­no­wa­ny­mi na dany tydzień (w tym przy­pad­ku na tydzień 3 (roku 2021) oraz tydzień 4. 

Po każ­dym zakoń­czo­nym tygo­dniu – i to już widać nawet poni­żej na bazie tych dwóch roz­kła­dó­wek – mogę udo­sko­na­lić roz­kła­dów­kę na każ­dy kolej­ny tydzień, żeby była dla mnie jak naj­bar­dziej użyteczna.

Podsumowanie

Jak widzisz myśle­nie wizu­al­ne, komu­ni­ka­cja wizu­al­na czy też język wizu­al­ny (nie są to syno­ni­my, ale sfor­mu­ło­wa­nia na tyle bli­skie sobie, że wrzu­cam je „do jed­ne­go wora”) mogą w bar­dzo pro­sty spo­sób wes­przeć Two­ją codzien­ną efek­tyw­ność. I to w bar­dzo róż­nych zakre­sach. Przy­po­mi­nam je poniżej:

  1. kate­go­ry­zo­wa­nie i ozna­cza­nie na przy­kład poży­wie­nia (wię­cej o wizu­ali­za­cji w służ­bie kate­go­ry­za­cji znaj­dziesz w poście „Myśle­nie wizu­al­ne w domu”),
  2. komu­ni­ka­cja wizu­al­na (np. ze śmie­cia­rza­mi) czy też zarzą­dza­nie zaso­ba­mi (taki­mi jak kolo­ro­we wor­ki na śmieci),
  3. (wizu­al­na) segre­ga­cja śmie­ci i ozna­cza­nie koszy odpo­wied­ni­mi ikonkami,
  4. rzu­ca­ją­ce się w oczy kar­tecz­ki przy­kle­jo­ne wokół moni­to­ra kom­pu­te­ra (w trzech kate­go­riach: stra­szak, moty­wa­tor, zada­nia dzien­ne lub tygo­dnio­we),
  5. pla­no­wa­nie dzien­nych zadań i roz­li­cza­nie ich w Exce­lu (przy­po­mi­nam, że Excel jest do pobra­nia stąd),
  6. har­mo­no­gra­mo­wa­nia (na wykre­sie Gant­ta) naj­pierw w Exce­lu, a potem na wydru­ku umiesz­czo­nym w polu Two­je­go widzenia,
  7. pla­no­wa­nia meto­dą bul­let jour­nal w swo­im note­sie bujo.

Co jesz­cze dodał(a)byś do tej listy? 

Przewiń do góry